Las auditorías a proveedores de alimentos son una herramienta clave en el control de calidad y la seguridad alimentaria. Una auditoría no solo es un requisito normativo, sino también una oportunidad para identificar riesgos y mejorar continuamente los procesos.
Si te encuentras en el proceso de auditar a tus proveedores o te preparas para ser auditado, es crucial entender qué buscan los auditores y cómo prepararte de forma efectiva.
En este artículo, te brindaremos una guía clara sobre qué hacer y cómo hacerlo, con pasos sencillos para asegurarte de que todo esté en orden.
1) Homologación de proveedores: comienza con un proceso sólido
El primer punto de revisión en cualquier auditoría es la homologación de proveedores. El proceso de homologación define cómo seleccionas a tus proveedores y qué criterios usas para validarlos.
El auditor verificará si tienes un proceso bien definido para evaluar y seleccionar proveedores, asegurándose de que todos cumplan con los estándares de calidad y seguridad alimentaria que tu empresa requiere.
¿Qué hacer aquí?
- Revisa tu proceso de homologación: Asegúrate de que tienes un procedimiento documentado que cubra tanto los criterios técnicos como los legales. Si no lo tienes, establece uno inmediatamente.
- Evalúa el desempeño de los proveedores de forma continua, no solo al principio. Esto implica que realices auditorías periódicas y verifiques que sus procesos sigan siendo consistentes con los estándares acordados.
El auditor no solo revisará cómo homologas a los proveedores, sino si también realizas auditorías internas para asegurarte de que continúan cumpliendo con las normativas. Si no hay evidencia de auditorías periódicas, esa es una de las primeras áreas que revisarán.
2) Riesgos por categoría de proveedor: clasifica y evalúa
Cada proveedor tiene un nivel de riesgo diferente dependiendo de la categoría del producto que suministra. Por ejemplo, los proveedores de materias primas (como carnes o lácteos) pueden tener riesgos microbiológicos más altos que los de productos terminados o embalajes.
Es crucial identificar estos riesgos y gestionarlos adecuadamente para evitar posibles problemas durante una auditoría.
¿Qué hacer aquí?
Clasifica a tus proveedores según la categoría y el nivel de riesgo asociado. Por ejemplo:
- Alto riesgo: Proveedores de materias primas (vegetales, carnes, lácteos).
- Medio riesgo: Proveedores de productos semi-terminados o ingredientes procesados.
- Bajo riesgo: Proveedores de embalaje o productos terminados.
Para cada tipo de proveedor, realiza una evaluación de riesgos y establece acciones correctivas si el riesgo es alto.
Aumenta la frecuencia de auditorías según el nivel de riesgo. Los proveedores con un riesgo más alto deben ser auditados con mayor frecuencia.
3) Trazabilidad: hacia atrás y hacia adelante
La trazabilidad es otro punto crítico que el auditor revisará. Este proceso te permite rastrear cualquier lote de producto desde su origen hasta su destino final, garantizando que puedas identificar rápidamente cualquier problema de seguridad alimentaria.
Si algo sale mal, la trazabilidad adecuada es la clave para detectar el problema a tiempo y minimizar daños.
¿Qué hacer aquí?
- Establece un sistema de trazabilidad claro y efectivo: Desde el momento en que recibes las materias primas hasta que el producto llega al cliente final, asegúrate de que cada lote esté documentado y sea fácilmente rastreable.
- Revisa los registros de trazabilidad de los proveedores. ¿Tienes la capacidad de rastrear los lotes de producto hacia atrás y hacia adelante? Si no, implementa un sistema que lo permita.
La trazabilidad hacia atrás te permitirá conocer el origen de cada ingrediente y la trazabilidad hacia adelante te ayudará a garantizar que cada lote de producto esté correctamente documentado hasta el consumidor final.
4) Gestión de incidencias y retiradas/recalls
Las incidencias en los productos, como los defectos de calidad, pueden ocurrir en cualquier momento. El auditor revisará cómo manejas estos problemas y si tienes un procedimiento de retirada o recall claro y eficiente.
Las auditorías se centran especialmente en cómo gestionas productos defectuosos y qué medidas tomas para evitar que lleguen al mercado.
¿Qué hacer aquí?
- Establece un protocolo de retirada: Ten un procedimiento documentado para gestionar incidencias o recalls rápidamente. Esto incluye pasos claros para identificar los lotes afectados, contactar con clientes y autoridades, y realizar la retirada de productos de forma eficiente.
- Practica simulacros de retirada: Realiza pruebas de recalls periódicas para asegurarte de que el sistema sea efectivo en caso de emergencia.
5) Criterios de aceptación de productos
Uno de los aspectos fundamentales que el auditor verificará es si tienes criterios de aceptación de productos claros y bien establecidos. Esto incluye asegurarte de que los productos recibidos cumplen con los estándares de calidad y seguridad alimentaria antes de que entren en el proceso de producción.
¿Qué hacer aquí?
- Define criterios claros de aceptación para cada tipo de producto. ¿Cómo verificas la calidad de las materias primas y productos? ¿Qué pruebas microbiológicas o inspección visual realizas antes de aceptar productos de proveedores?
- Documenta todo: Asegúrate de que todos los lotes sean inspeccionados de acuerdo con los criterios definidos y que se registre cada acción tomada.
6) Cómo auditar sin parar la operación
Una de las preocupaciones principales de las empresas es que las auditorías interrumpan la operación diaria. Sin embargo, una auditoría bien planificada no tiene por qué detener la producción. De hecho, una auditoría eficiente puede hacerse sin causar interrupciones significativas.
¿Qué hacer aquí?
- Planifica la auditoría con antelación: Define el calendario de auditoría y realiza las inspecciones en horarios de baja producción para minimizar el impacto.
- Prepara los documentos y registros con antelación: Asegúrate de que todos los registros estén listos antes de la auditoría para que no haya sorpresas.
- Comunica al equipo: Informa al personal de antemano sobre la auditoría para que estén preparados y sepan qué esperar.
Qué preparar una semana antes de la auditoría
Prepararse para una auditoría no se hace de un día para otro. Una semana antes de la auditoría, asegúrate de que todos los registros estén completos y de que el equipo esté capacitado para responder a las preguntas del auditor.
¿Qué hacer aquí?
- Revisa todos los documentos relevantes: Asegúrate de que todos los registros de calidad y acciones correctivas previas estén completos y accesibles.
- Capacita a tu equipo: Asegúrate de que todos los miembros del equipo involucrados en el proceso estén al tanto de lo que se revisará y entrenados para responder correctamente a cualquier pregunta del auditor.
¿Cómo lo hacemos en Intasa?
En Intasa, somos expertos en consultoría agroalimentaria. Te ayudamos a optimizar tus auditorías y asegurarnos de que tu sistema de proveedores esté alineado con las mejores prácticas.
Desde auditorías internas hasta el seguimiento de no conformidades, nuestro enfoque está diseñado para que tu empresa no solo cumpla con los requisitos, sino que también mejore continuamente.
